5 Must-have-Funktionen, die jede moderne Kasse braucht

Wer ein Kassensystem anschafft oder ein bestehendes ersetzen möchte, wird schnell von einer Flut an Fachbegriffen, möglichen Funktionen und unterschiedlichen Modulen überrascht. Wichtig zu wissen: Es gibt einige Basics, die eine Kasse heute immer haben bzw. erfüllen sollte – egal ob in Gastronomie, Einzelhandel oder Dienstleistungssektor.

Mit unseren REA Card Kassensystemen und der REA Card Kassensoftware – insbesondere der REA S5 für Gastronomie sowie für den Einzelhandel – setzen wir genau bei diesen Punkten an. Für einen optimalen Überblick haben wir Ihnen die wichtigsten Must-haves übersichtlich zusammengestellt.

1. Rechtskonformität & Steuer-Workflow

Ohne Rechtskonformität geht gar nichts. Eine Kasse ist nicht nur eine »Verkaufshilfe«, sondern ein steuerrelevantes System. Fehler an dieser Stelle können teuer werden.

Wichtige Punkte:

• GoBD- und KassenSichV-Konformität

  • Das Kassensystem sollte alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen – inklusive Technischer Sicherheitseinrichtung (TSE), falls erforderlich, und manipulationssicherer Aufzeichnungen.

• Standardisierte Exporte für das Steuerbüro

  • Besonders wichtig: einfache DATEV-Exporte und idealerweise DSFinV-K. So können Buchhaltung und Steuerberater die Daten schnell weiterverarbeiten, ohne manuell nacharbeiten zu müssen.

• Lückenlose Dokumentation

  • Jeder Vorgang – Verkauf, Storno, Rabatt – sollte nachvollziehbar gespeichert werden. Das erleichtert Betriebsprüfungen und interne Kontrollen.

• Revisionssichere Archivierung

  • Die Daten müssen über Jahre hinweg sicher aufbewahrt und bei Bedarf abrufbar sein.

Kurz gesagt: Eine gute Kasse sorgt dafür, dass Steuerbüro und Finanzamt sauber arbeiten können – und Sie als Unternehmer weniger Stress, weniger Rückfragen und mehr Sicherheit haben.
Unsere REA Kassensoftware, wie beispielsweise die REA S5, ist genau darauf ausgelegt: rechtskonform, prüfungssicher und mit praxisnahen Exporten (z. B. für DATEV), damit Sie mit Ihrem Steuerbüro effizient zusammenarbeiten können – ohne zusätzliche Zettelwirtschaft.

2. Branchenfunktionen – die Basis muss passen

Jede Branche hat ihre eigenen Abläufe. Ein Kassensystem sollte diese Workflows zumindest grundlegend unterstützen – ohne dass man sich mit komplizierten Workarounds behelfen muss.

• Gastronomie

  • Arbeiten mit Tischen, Plätzen und Bereichen
  • Zusammenführen & Splitten von Rechnungen
  • Zuordnung zu Kellner
  • Lieferdienstanbindung & Take-Away
  • u.v.m.

• Einzelhandel

  • Artikel mit Varianten (Größe, Farbe, Stil)
  • Barcode- oder EAN-Scanning
  • Retouren und Umtausch sauber verbuchen
  • u.v.m.

• Dienstleistung

  • Abrechnung von Leistungen statt klassischer Artikel
  • Variable Beträge (z. B. nach Zeit oder Aufwand)
  • u.v.m.

Mit der REA S5 für Gastronomie und Lieferdienste sowie der REA S5 für den Einzelhandel bieten wir bereits spezialisierte Varianten an, die diese typischen Abläufe unterstützen – ohne das System unnötig zu überladen. In einer persönlichen Beratung schauen wir gemeinsam, welche Variante und Ausstattung am besten zu Ihrem Betrieb passt.

3. Benutzer- & Rechteverwaltung: Wer darf was?

Gerade wenn mehrere Mitarbeitende an der Kasse arbeiten, ist eine klare Benutzerverwaltung Pflicht. Eine moderne Kasse sollte genau steuern können, wer was darf.

Wichtige Funktionen:

• Eigene Logins pro Mitarbeitende

  • Zum Beispiel per PIN, Karte, Schlüssel oder Mitarbeiter-Profil. So ist immer nachvollziehbar, wer an der Kasse gearbeitet hat.

• Rollen & Rechte

  • Stornos nur für Vorgesetzte oder Schichtleitung
  • Hohe Rabatte nur für berechtigte Personen
  • Zugriff auf Auswertungen nur für Management oder Inhaber

• Transparenz & Schutz vor Missbrauch

  • Aktivitäten lassen sich besser nachvollziehen, Unstimmigkeiten schneller klären. Das schützt vor internem Missbrauch und hilft auch bei Schulungen (»Wer hat hier was falsch gebucht?«).

Unsere REA Kassensoftware bringt eine umfangreiche Benutzer- und Rechteverwaltung mit, die wir auf Wunsch gemeinsam mit Ihnen konfigurieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter genau die Funktionen sehen und nutzen, die sie im Alltag brauchen – nicht mehr und nicht weniger.
Eine gute Benutzer- und Rechteverwaltung schafft Sicherheit, Vertrauen und eine klare Struktur im Team.

4. Auswertungen & Reporting: Zahlen, die Entscheidungen erleichtern

Die Kasse ist eine wahre Datenquelle – wenn man sie richtig nutzt. Darum zählen übersichtliche Auswertungen zu den wichtigsten Funktionen.

Was ein Kassensystem können sollte:

• Standardberichte auf Knopfdruck

  • Tages-, Wochen- und Monatsumsätze
  • Bons und Kassenberichte
  • Überblick über Bar- und Kartenzahlungen

• Auswertungen nach verschiedenen Kriterien

  • Artikel und Warengruppen (Was sind Renner, was sind Penner?)
  • Mitarbeitende (Wer macht welche Umsätze?)
  • Filialen oder Standorte

• Exportmöglichkeiten

  • Idealerweise lassen sich Berichte als Datei exportieren – zum Beispiel für Controlling, Excel-Auswertungen oder das Steuerbüro.

Solche Auswertungen helfen bei Fragen wie:

• »Lohnt sich unsere Happy Hour?«
• »Brauchen wir an Samstagen mehr Personal?«
• »Welche Produkte funktionieren in welcher Filiale am besten?«

Die REA Kassensoftware stellt Ihnen dafür eine Vielzahl von Auswertungen und Exporten bereit. In einer persönlichen Demo können wir Ihnen konkrete Beispiele aus Gastro, Lieferdienst oder Einzelhandel zeigen – anhand von Szenarien, die zu Ihrem Betrieb passen.
Eine gute Kasse unterstützt nicht nur beim Kassieren, sondern beim Steuern des Geschäfts.

5. Kundenbindung: Gutscheine, Rabatte & Kundenkarten

Die Kasse ist ein idealer Ort für Kundenbindung. Statt nur Beträge einzutippen, kann sie helfen, Kunden zu binden und den Bonwert zu steigern.

Wichtige Funktionen:

• Gutscheine

  • Verkauf von Gutscheinen direkt über die Kasse
  • Einlösung mit sauberer Verrechnung und Restwerten
  • Ideal für Geschenke, Aktionen oder Kampagnen

• Rabatte & Aktionen

  • Artikel- oder bonbezogene Rabatte
  • Aktionen wie »3 für 2«, Happy Hour, Sale-Preise
  • Klare Regeln, wer Rabatte vergeben darf (siehe Rechteverwaltung)

• Kundenkarten & Bonusprogramme

  • Stammkunden identifizieren und belohnen
  • Punktesysteme oder exklusive Rabatte für registrierte Kunden
  • Optionale Verknüpfung mit Kundendaten (z. B. Einkaufsverhalten, Frequenz)

Mit der REA S5 lassen sich solche Funktionen in den täglichen Ablauf integrieren – egal, ob Sie in der Gastronomie, im Lieferdienst oder im Einzelhandel unterwegs sind. So wird aus einer »reinen Kasse« ein Marketing- und Kundenbindungsinstrument, das hilft, Kunden wiederkommen zu lassen – und nicht nur einmalig zu bedienen.

Fazit: Diese 5 Funktionen sind heute Pflicht

Ein modernes Kassensystem sollte mehr können, als nur Produkte und Preise zu addieren. Die wirklich wichtigen Funktionen sind:

1. Rechtskonformität & Steuer-Workflow (inkl. DATEV-Export)
2. Branchenfunktionen, die die typischen Abläufe unterstützen
3. Benutzer- & Rechteverwaltung für Transparenz und Sicherheit
4. Auswertungen & Reporting als Basis für gute Entscheidungen
5. Kundenbindung via Gutscheine, Rabatte & Kundenkarten

Wer bei der Auswahl einer Kasse auf diese Punkte achtet, legt den Grundstein für rechtssichere, effiziente und kundenorientierte Abläufe – und schafft eine Basis, auf der später spezielle Branchen-Features und zusätzliche Services sinnvoll ansetzen können.

Unsere REA Kassensysteme und die Kassensoftware REA S5 sind genau auf diese Anforderungen ausgelegt – mit speziellen Lösungen für Gastronomie & Lieferdienst sowie für den Einzelhandel.

Nächster Schritt: Unverbindliche Beratung zu Ihrer nächsten Kasse

Wenn Sie Ihre nächste Kasse planen oder ein bestehendes System ablösen möchten, unterstützen wir Sie gerne persönlich:

• Wir prüfen gemeinsam, welche Funktionen Sie wirklich brauchen.
• Wir zeigen Ihnen, wie REA S5 Ihre Abläufe in Gastronomie, Lieferdienst oder Einzelhandel vereinfacht.
• Sie erhalten ein unverbindliches, persönliches Angebot, das zu Ihrem Betrieb, Ihrem Team und Ihrem Budget passt.

Lassen Sie sich unverbindlich beraten – so finden Sie heraus, ob unsere Kassensysteme und die REA Kassensoftware zu Ihnen passen und wie Sie die fünf beschriebenen Funktionen in Ihrem Alltag optimal nutzen können.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Beratung. Alle Angaben ohne Gewähr. Für individuelle Fragen wenden Sie sich bitte an unsere Servicehotline bzw. nutzen Sie unser Kontaktformular.