FAQ GoBD

Die Abkürzung GoBD bezeichnet die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese finden Sie hier.

Die GoBD ergänzen und präzisieren die GoB – die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und enthalten die Regelungen zur Buchführung in elektronischer Form. Sie gelten für Unternehmen mit datenverarbeitungsgestützten Buchführungssystemen. Als Teil der Buchführung unterliegt das Kassenbuch den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, die jeder Unternehmer sicherstellen muss, der Bücher in elektronischer Form führt. Die GoBD gelten für alle Veranlagungszeiträume ab dem 1. Januar 2015.

Bei Kassen unterscheidet man zwischen offenen Ladenkassen, PC-Kassen und Registrierkassen. Die offene Ladenkasse, auch Schubladenkasse genannt, hat im Gegensatz zur PC-Kasse und zur Registrierkasse keine technische Unterstützung. Sie wird wegen der Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung der Umsätze kaum noch genutzt. Werden Gewinne durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, entfällt die Pflicht zur Kassenbuchführung. Allerdings bleibt in dem Fall die Aufzeichnungspflicht bezüglich der Umsatzsteuer nach § 22 UStG bestehen. Daher empfiehlt sich der Einsatz einer elektronischen Kasse. Kunden erwarten zudem oft einen elektronischen Beleg, um ihre Ausgaben steuerlich geltend machen zu können.

Alle Unternehmer, die Bareinnahmen haben, über eine Barkasse verfügen und buchführungspflichtig sind, müssen eine Kasse führen. Buchführungspflichtige Unternehmer haben die Anforderungen der §§ 140ff. AO, 238ff. HGB zu erfüllen. Durch die Kassenführung können Händler und Gastronomen ihre Wirtschaftlichkeit und Produktivität nachvollziehen und ihr Sortiment anpassen. Zudem ist aus steuerlicher Sicht eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Kassenbuchführung  erforderlich, denn die Kassenbuchführung ist die Grundlage der Besteuerung.

Die betrieblichen Abläufe in den Unternehmen werden bereits jetzt ganz oder teilweise digital ausgeführt und die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen mehr und mehr in elektronischer Form aufbewahrt. Die GoBD bereiten die Digitalisierung aller Belege und Geschäftsvorgänge vor – mit dem Ziel, die Abwicklung zu beschleunigen und zu vereinfachen. Die computergestützte Auswertung der Daten macht die Arbeit der Finanzverwaltung effektiver und effizienter.

Nein. Aufgrund der Vielzahl und der unterschiedlichen Ausgestaltung der Datenverarbeitungssysteme können die Finanzämter keine Rechtssicherheit garantieren – weder als verbindliche Auskunft noch im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung. Auch Hersteller-Zertifikate bieten lediglich einen Anhaltspunkt darüber, ob eine Kasse die Anforderungen erfüllt und sind gegenüber Finanzverwaltungen oder Gerichten nicht bindend.
Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen einschließlich der eingesetzten Verfahren ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte wie Steuerberatern oder Rechenzentren.

Laut § 146 Abs. 1 S. 2 AO sollten Kassenaufzeichnungen grundsätzlich täglich erfolgen, um die Kassensturzfähigkeit zu sichern. Das bedeutet: Der Bestand der Kasse kann jederzeit anhand der geführten Aufzeichnungen überprüft werden. Wenn zwingende geschäftliche Gründe eine Buchführung am gleichen Tag verhindern und aus den Buchungsunterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der vollständige Kassenbestand entwickelt hat, gilt ist die Kassenaufzeichnung auch später noch als ordnungsgemäß (BFH, Urteil vom 31.07.1974 – I R 216/72).

Mit § 146b AO wurde für die Finanzverwaltung die Möglichkeit einer Kassennachschau geschaffen. Das bedeutet, dass die Finanzverwaltung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten ohne vorherige Ankündigung Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume des Steuerpflichtigen betreten und bei entsprechendem Anlass ohne vorherige Prüfungsanordnung eine Betriebsprüfung durchführen kann. Die Kassennachschau ist bei jeder Kasse möglich – auch bei offenen Ladenkassen. Diese Regelung ist ab dem 01.01.2018 anwendbar.

Ja. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verlangen die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls – also jeder Einnahme, Ausgabe, Einlage oder Entnahme – in einem Umfang, der eine Überprüfung seiner Grundlagen, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb ermöglicht. Aufgezeichnet werden muss nicht nur die in Geld bestehende Gegenleistung, sondern auch der Geschäftsinhalt und der Name des Vertragspartners. Das gilt auch bei Bareinnahmen. Diese Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung besteht bereits seit 2002.

Nein. Die Journale können auch durch andere Aufzeichnungen geführt werden. Da die meisten Registrierkassen jedoch Journale führen, bietet es sich an, sie zu nutzen. Die Journalfunktion dient dem Nachweis der tatsächlichen und zeitgerechten Verarbeitung der Geschäftsvorfälle. Die Journale sind aufbewahrungspflichtig, jedoch nicht an ein bestimmtes System gebunden. Ein weiteres Grundbuch muss nicht geführt werden, aber die Daten sind gegen Veränderungen zu schützen. Durch die Journale werden die Geschäftsvorfälle fortlaufend, zeitgerecht, vollständig und richtig festgehalten.

Folgende Angaben sind zur Erfüllung der Journalfunktion in den Grundbuchaufzeichnungen festzuhalten: eindeutige Belegnummer, Buchungsbetrag, Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung, hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls (kann bei Erfüllung der Journal- und Kontenfunktion im Einzelfall bereits durch andere Angaben gegeben sein), Belegdatum, soweit nicht aus den Grundaufzeichnungen ersichtlich, Buchungsdatum, Erfassungsdatum, soweit nicht aus der Grundaufzeichnung ersichtlich, Autorisierung (soweit vorhanden), Buchungsperiode/Voranmeldungszeitraum (Ertragsteuer/Umsatzsteuer), Umsatzsteuersatz, Steuerschlüssel (soweit vorhanden), Umsatzsteuerbetrag, Umsatzsteuerkonto, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Konto und Gegenkonto, Buchungsschlüssel (soweit vorhanden), Soll- und Haben-Betrag, eindeutige Identifikationsnummer (Schlüsselfeld) des Geschäftsvorfalls (soweit Aufteilung der Geschäftsvorfälle in Teilbuchungssätze [Buchungs-Halbsätze] oder zahlreiche Soll- oder Habenkonten [Splitbuchungen] vorhanden). Über die einheitliche und je Wirtschaftsjahr eindeutige Identifikationsnummer des Geschäftsvorfalls muss die Identifizierung und Zuordnung aller Teilbuchungen einschließlich Steuer-, Sammel-, Verrechnungs- und Interimskontenbuchungen eines Geschäftsvorfalls gewährleistet sein.

Neben den Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen müssen alle Unterlagen aufbewahrt werden, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung notwendigen Unterlagen von Bedeutung sind. Dazu zählen außer den Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die die Umsetzung und Einhaltung der abgabenrechtlichen Ordnungsvorschriften belegen.

Aufbewahrungspflichtig sind in jedem Fall Aufzeichnungen über Geschäftsvorfälle, sämtliche Einzelaufzeichnungen, (Handels-)Bücher, alle Unterlagen der Kasse wie Bedienungsanleitung, Grundprogrammierung und Änderungen, Speisekarten und Kalkulationen. Alle Geschäftsvorfälle müssen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst und anschließend gebucht bzw. verarbeitet werden.

Ja. Grundsätzlich gilt: Keine Buchung ohne Beleg! Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Zweck der Belege ist es, den Zusammenhang zwischen den Vorgängen in der Realität und dem aufgezeichneten oder gebuchten Inhalt in Büchern oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen und ihre Berechtigung zu belegen.

Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern. Das kann bei Papierbelegen durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen, durch laufende Ablage in besonderen Mappen und Ordnern, durch zeitgerechte Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließendes Scannen erfolgen. Bei elektronischen Belegen kann die laufende Nummerierung automatisch vergeben werden, zum Beispiel durch eine eindeutige Belegnummer.

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden, und zwar in der Form, in der sie eingegangen sind bzw. erstellt wurden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann zum Beispiel nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen. Bei elektronischen Unterlagen müssen Eingang, Archivierung und ggf. Konvertierung und die weitere Verarbeitung protokolliert werden. Dabei muss sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen innerhalb angemessener Zeit prüfen kann.

Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (zum Beispiel per E-Mail eingegangene Rechnungen im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege).

in Papierform sind grundsätzlich in Papierform aufbewahrungspflichtig, können aber auch gescannt und elektronisch erfasst werden. Nach dem Scannen darf eine weitere Bearbeitung nur noch im elektronischen Dokument erfolgen. Grundsätzlich soll der Papierbeleg dem Bearbeitungsvorgang entzogen werden. Wird er dennoch bearbeitet, muss der Beleg nach Abschluss der Bearbeitung erneut eingescannt und ein Bezug zum ersten Scanobjekt hergestellt werden, etwa durch einen gemeinsamen Index. Nach dem Scannen darf der Papierbeleg vernichtet werden. Bestimmte Dokumente, zum Beispiel Zollpapiere mit fluoreszierendem Original-Stempel, sind weiterhin im Original aufzubewahren.

Nein. Alle Einzelaufzeichnungen müssen aufbewahrt werden. Als Z-Bon wird der Kassenabschlussbeleg bezeichnet.

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen und Buchungsbelege müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Zu den Organisationsunterlagen zählen Bedienungsanleitungen, Programmieranleitungen, Programmabrufe nach jeder Änderung (zum Beispiel Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern und Anweisungen zur Kassenprogrammierung.

Nein. Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Es dürfen auch keine Veränderungen vorgenommen werden, bei denen nicht erkennbar ist, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Das gilt auch für Vorsysteme wie die Kasseneinzelaufzeichnung und das Warenwirtschaftssystem.

Das verwendete Datenverarbeitungsprogramm muss gewährleisten, dass einmal eingegebene Daten wie Belege, Buchungen und Grundbuchaufzeichnungen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Auch die Ersetzung von Daten durch andere Daten muss kenntlich gemacht werden. Sollten Veränderungen erfolgen, müssen die alten Inhalte weiterhin erkennbar sein.

Die Unveränderbarkeit kann hardwaremäßig durch unveränderbare und fälschungssichere Datenträger, softwaremäßig durch Sicherungen, Sperren, automatische Protokollierung und Festschreibung oder organisatorisch durch Zugriffsberechtigungen gewährleistet werden. Die Ablage von Daten in einem Dateisystem genügt den Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht.

Weitere Informationen zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) finden Sie hier.

Werden Stammdaten wie Abkürzungs- oder Schlüsselverzeichnisse oder Organisationspläne geändert, muss der ursprüngliche Inhalt in den entsprechenden Bewegungsdaten (Umsatzsteuerschlüssel, Währungseinheit, Kontoeigenschaft) erhalten bleiben. Stammdatenänderungen müssen ausgeschlossen oder Stammdaten mit Gültigkeitsangaben historisiert werden, um mehrdeutige Verknüpfungen zu verhindern. Auch die Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein. Der Einsatz von Systemfunktionalitäten oder Manipulationsprogrammen, die diesen Anforderungen entgegenwirken, führt zur Ordnungswidrigkeit der elektronischen Bücher und Aufzeichnungen.

Ja. Es muss kontrolliert werden, ob die Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Die vollständige und lückenlose Erfassung wird durch technische und organisatorische Kontrollen des Datenverarbeitungssystems sichergestellt: durch Erfassungskontrollen, Plausibilitätskontrollen bei Dateneingaben, inhaltliche Plausibilitätskontrollen, automatisierte Vergabe von Datensatznummern, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern. So muss garantiert sein, dass die Geschäftsvorfälle vollständig erfasst oder übermittelt werden und danach nicht unbefugt und ohne Nachweis des vorausgegangenen Zustands verändert werden können. Die Durchführung der Kontrollen ist zu protokollieren.

Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorliegen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsvorgangs müssen vollständig und schlüssig nachvollziehbar sein. Der Umfang der Dokumentation richtet sich danach, was im Einzelfall zum Verständnis des Datenverarbeitungsvorgangs notwendig ist.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Während der Aufbewahrungsfrist muss nachweisbar sein, dass das Verfahren in der Dokumentation dem Verfahren in der Praxis entspricht. Bei Änderungen müssen neue Versionen der Dokumentation erstellt und die Änderungshistorie vorgehalten werden.

Nach § 147 Absatz 6 AO hat die Finanzbehörde das Recht, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten und nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu.

Dabei hat der Betriebsprüfer Datenzugriff auf sämtliche elektronischen Belege in allen Stufen der Bearbeitung. Er darf auf die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme und auf alle Verfahrensdokumentationen zugreifen. Der Zugriff kann dabei unmittelbar (Prüfer sitzt am EDV-System des Steuerpflichtigen), mittelbar (Prüfer verlangt vom Steuerpflichtigen die Auswertung anstelle des Finanzamts) oder durch Datenträgerüberlassung erfolgen.

Die Art des Datenzugriffs kann vom Betriebsprüfer frei gewählt werden und unvollständige oder falsche Daten sind auf sein Verlangen zu ergänzen bzw. zu berichtigen. Können elektronische Daten, Datensätze oder Dokumente nicht elektronisch bereitgestellt werden, ist die Finanzbuchhaltung nach Ansicht der Finanzverwaltung formell nicht mehr ordnungsmäßig, sodass Hinzuschätzungen drohen. Personenbezogene Daten oder Berufsgeheimnisse müssen vor der Herausgabe „digital” geschwärzt oder durch Zugriffsbeschränkungen geschützt werden.